Rewolucja w fakturowaniu staje się faktem. Od 2026 roku polscy przedsiębiorcy będą musieli pożegnać się z tradycyjnymi fakturami w formie papierowej i plików PDF. Zastąpi je Krajowy System e-Faktur (KSeF) – centralna platforma rządowa, przez którą przejdzie każdy dokument sprzedażowy. Choć Ministerstwo Finansów przedstawia zmianę jako krok w stronę cyfryzacji i uszczelnienia systemu podatkowego, dla firm oznacza to jedno: pełną i natychmiastową kontrolę ze strony fiskusa. Każda wystawiona faktura, choćby ta dla osoby fizycznej, trafi w czasie rzeczywistym prosto na biurko urzędnika. Konsekwencje błędów będą niezwykle dotkliwe, a kary finansowe mogą sięgnąć choćby 100% wartości podatku.
KSeF, czyli cyfrowy nadzór. Jak będzie działać nowy system?
Krajowy System e-Faktur to scentralizowana platforma informatyczna, która całkowicie zmieni obieg dokumentów w polskim biznesie. W nowym modelu przedsiębiorca nie będzie już wysyłał faktury bezpośrednio do kontrahenta mailem czy pocztą. Zamiast tego, każdy dokument będzie musiał zostać wystawiony i przesłany do KSeF. System nada mu unikalny numer identyfikacyjny i dopiero po tej weryfikacji faktura stanie się prawnie wiążąca. Odbiorca również będzie musiał pobrać dokument bezpośrednio z rządowej platformy.
Głównym celem wprowadzenia KSeF jest walka z oszustwami podatkowymi i zmniejszenie tzw. luki VAT. Dzięki przepływowi danych w czasie rzeczywistym, urzędy skarbowe zyskają potężne narzędzie analityczne. Będą mogły na bieżąco monitorować transakcje między firmami, identyfikować podejrzane schematy i natychmiast reagować na nieprawidłowości. To oznacza koniec z możliwością wystawiania faktur z datą wsteczną czy dokonywania w nich nieautoryzowanych zmian. Dla uczciwych przedsiębiorców system ma przynieść korzyści w postaci szybszego dostępu do dokumentów i uproszczenia rozliczeń, jednak ceną za to będzie bezprecedensowy poziom kontroli.
Harmonogram wdrożenia. Kogo i kiedy obejmie obowiązek?
Choć w tej chwili korzystanie z KSeF jest dobrowolne, już niedługo stanie się obligatoryjne dla wszystkich czynnych podatników VAT. Rząd zdecydował się na stopniowe wprowadzanie obowiązku, aby dać firmom czas na dostosowanie swoich systemów księgowych i procedur. najważniejsze daty, które każdy przedsiębiorca musi zapisać w kalendarzu, to:
- Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek obejmie największych podatników, których wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 roku – do systemu będą musiały dołączyć wszystkie pozostałe firmy, będące czynnymi podatnikami VAT.
Pewne ułatwienia przewidziano dla najmniejszych podmiotów. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT będą musieli wdrożyć KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Rząd argumentuje, iż taki harmonogram pozwoli na przetestowanie wydajności systemu na dużej grupie podatników i wyeliminowanie ewentualnych problemów technicznych, zanim obowiązek stanie się powszechny. Mimo to, czasu w przygotowanie jest coraz mniej, a skala wyzwania technologicznego i organizacyjnego jest ogromna.
Drakońskie kary za błędy. Skarbówka nie będzie miała litości
Największe obawy przedsiębiorców budzi kwestia odpowiedzialności i kar za nieprzestrzeganie nowych przepisów. Eksperci, tacy jak Tomasz Spłuszka z OpenText cytowany przez money.pl, ostrzegają, iż system nie będzie weryfikował poprawności kwot na fakturze, ale bezbłędnie wykryje jej brak w KSeF. Za takie niedopatrzenie lub błąd techniczny grożą surowe sankcje finansowe.
Zgodnie z projektem, kara za niewystawienie faktury w KSeF może wynieść do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W przypadku faktur bez wykazanego VAT, kara wyniesie do 18,7% wartości należności brutto. Co istotne, odpowiedzialność spoczywa wyłącznie na sprzedawcy. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, iż w 2026 roku obowiązywać będzie okres przejściowy, w którym kary nie będą nakładane, dając firmom czas na adaptację. Jednak po tym okresie taryfa ulgowa się skończy. Istnieje realne ryzyko, iż drobne pomyłki techniczne, błędy integracji systemów księgowych czy zwykłe ludzkie przeoczenia staną się dla fiskusa łatwym źródłem dochodu.
Małe firmy w pułapce? Eksperci wskazują na chaos i brak wiedzy
Choć przesunięcie terminu dla najmniejszych firm jest oceniane pozytywnie, problem pozostaje złożony. Jak zauważa Piotr Juszczyk z inFakt, choćby jeżeli mikroprzedsiębiorca nie będzie musiał wystawiać e-faktur, to i tak będzie je otrzymywał od swoich większych kontrahentów. Oznacza to, iż każda firma, niezależnie od wielkości, musi być gotowa na odbiór dokumentów przez KSeF. Tymczasem poziom wiedzy na ten temat jest alarmująco niski. Z badania inFakt wynika, iż pod koniec 2024 roku tylko 42% przedsiębiorców słyszało o systemie, a zaledwie 11% podjęło jakiekolwiek kroki wdrożeniowe.
Eksperci wskazują na ryzyko powstania organizacyjnego chaosu, gdy część faktur będzie przychodzić przez KSeF, a część (np. od firm zwolnionych z VAT) tradycyjnie. Pojawiają się też pytania praktyczne, na które system nie daje prostej odpowiedzi. „Czy klient na stacji benzynowej będzie czekał, aż system nada numer fakturze?” – zastanawia się doradca podatkowy. To wszystko sprawia, iż wdrożenie KSeF to nie tylko koszt zakupu oprogramowania, ale również konieczność przeszkolenia personelu, zmiany wewnętrznych procedur i potencjalnych inwestycji w doradztwo podatkowe i IT.
Nie czekaj na ostatnią chwilę. Jak przygotować firmę na rewolucję?
Wszyscy eksperci są zgodni co do jednego: nie wolno odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Proces wdrożenia KSeF jest skomplikowany i czasochłonny. Firmy powinny jak najszybciej rozpocząć analizę swoich procesów księgowych i wybrać odpowiednie narzędzia do integracji z rządową platformą. najważniejsze jest przetestowanie systemu w praktyce, korzystając z obecnego okresu dobrowolności. Pozwoli to zidentyfikować potencjalne problemy i uniknąć paraliżu firmy oraz dotkliwych kar, gdy obowiązek wejdzie w życie.
Przygotowanie to nie tylko technologia, ale również ludzie. Niezbędne będą szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i księgowość. Warto już teraz rozmawiać ze swoimi kontrahentami i upewnić się, iż obie strony są gotowe na nowy standard wymiany dokumentów. Choć rewolucja KSeF wydaje się trudna, jest to nieunikniony kierunek cyfryzacji administracji publicznej w całej Europie. Lepsze przygotowanie to nie tylko ochrona przed sankcjami, ale także szansa na usprawnienie działania i zdobycie przewagi na rynku.
More here:
Koniec z papierowymi fakturami. Skarbówka zobaczy każdy ruch i surowo ukarze za błędy
